案例解析|大型机器人企业飞书一体化访客登记解决方案

作者:iComi智慧办公 发布时间:2026-06-30 11:26


01 客户介绍


自变量机器人是一家专注于具身智能机器人研发的高科技企业,成立于2023年,总部位于深圳,核心业务包括智能机器人研发、具身大模型开发及商业化落地,产品应用于家庭服务、工业制造等领域‌。‌‌2026年完成B轮融资,估值超100亿元人民币,获字节跳动、小米、阿里等投资,成为国内唯一获四大互联网巨头投资的具身智能公司。



02 项目背景


随着企业业务规模扩张与全国职场布局完善,传统人工访客登记模式的弊端日益凸显,已无法匹配科技企业的管理标准与品牌形象:

  1. 登记效率低,前台负荷大:访客高峰期依赖手写登记,信息填写不规范、留存不全,前台需同时承担核验、咨询、引导工作,接待效率低下且易出现错漏。

  2. 流程不闭环,安防有盲区:内部邀请与临时来访缺乏统一管控标准,审批链路不透明,访客离场无强制签退机制,人员状态无法实时追溯。

  3. 凭证管理弱,体验感不足:纸质登记单难以作为有效通行凭证,访客身份辨识度低,接待流程缺乏科技感,与企业科技属性不匹配。



03落地方案


iComi 为客户打造飞书生态深度打通的全国统一智能访客管理方案,在全国多个职场部署,以安卓系统平板为前端交互终端,联动短信通知平台与标签打印设备,覆盖「内部邀请」与「访客自主申请」双场景,实现访客预约、审批、签到、通行、签退全链路数字化闭环。

系统底层能力打通

· 飞书深度对接:访客系统与企业飞书组织架构、审批流无缝打通,员工可直接在飞书端发起访客邀请、接收来访审批通知,无需切换系统,操作入口统一。

· 全国职场统一部署:在全国多个职场的前台均部署安卓系统访客平板终端,界面极简适配前台操作场景,支持数字码核验、信息展示、联动标签打印,终端样式、操作流程全国标准化。

· 短信平台联动:系统集成官方短信通道,访客预约审批完成后自动推送唯一数字签到码至访客手机,确保通知触达率,同时支持短信到访提醒。

· 数据集中管理后台:搭建统一管理后台,总部可实时查看各职场访客数据,支持分站点统计与全域汇总。


内部邀请访客流程

· 访客邀请:企业员工通过飞书端发起访客邀请,填写访客姓名、手机号、到访时间、来访事由等信息并提交;

· 短信提醒:系统自动通过短信平台向访客手机发送专属数字签到码与到访指引;

· 访客签到:访客抵达后,在前台安卓平板输入短信数字码即可完成快速签到,系统联动打印带身份标识的访客标签纸,访客凭标签通行办公区域;

· 访客签退:访客离场时通过标签完成签退操作,到访数据自动归档至系统后台。


访客自主申请流程

· 访客申请:临时访客抵达一楼后,扫描现场专属二维码自主填写个人信息、被访人及来访事由,提交访问申请;

· 被访人审批:系统实时将审批请求推送至对应被访人,支持在线同意 / 驳回操作;

· 访客签到、签退:审批通过后,系统自动向访客手机发送数字签到码,后续签到、标签打印、签退流程与内部邀请模式完全一致,全程无需前台人工介入。


全周期数据管理

后台管理端支持实时查看当日访客数量、在公司状态、来访事由等数据,所有访客记录可追溯、可导出,满足企业安防审计与行政运营数据分析需求。

人员出入管理兼具高安全标准与高效接待的双重诉求,同时企业内部已全面落地飞书作为统一办公协同平台。



04 项目价值

1.接待效率显著提升:自助化登记替代人工手写,前台事务性工作量减少 60% 以上,高峰期访客无需排队等候。

2.安防管控闭环落地:「预约 - 审批 - 核验 - 签退」全流程可追溯,访客身份与访问权限一一对应,彻底解决传统登记人员身份不明、离场无记录的安全隐患。

3.办公协同深度提效:深度融入飞书办公生态,员工零学习成本即可完成访客全流程管理,审批通知即时触达,避免信息滞后与遗漏。

4.品牌形象全面升级:数字化自助接待流程契合科技企业定位,简约智能的终端体验与规范统一的访客凭证,向合作伙伴传递专业、高效的企业形象。

5.管理决策数据支撑:可视化访客数据看板助力行政部门掌握访客流量规律,优化前台人员配置与接待资源,实现园区出入管理的精细化运营。



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